A condição imposta pela legislação obriga quase que todas as empresas optantes do lucro presumido a apresentarem a ECD, pois a margem de distribuição de lucros que não a obriga é bem pequena, o que na prática não remuneraria os sócios e acionistas das empresas adequadamente.

Apenas a título de exemplo vamos apresentar a seguir o cálculo da distribuição de lucros que não obrigaria a empresa a apresentar a ECD:
Premissas:
1. Empresa comercial;
2. Faturamento anual de R$ 2.000.000,00;
3. Optante pelo lucro presumido.
Cálculo do lucro possível de distribuição sem obrigação de entrega da ECD:

Com base no exemplo, caso a empresa distribua lucro em montante superior a R$ 41.400,00; ou 2,07% das receitas, será ela obrigada a apresentar a ECD.

Observe que, no exemplo, não foi colocado o adicional do imposto de renda, pois o montante utilizado não gerou tal obrigação.

Alguns desavisados podem até imaginar que se trata apenas de mais uma Obrigação Acessória e que em nada mudará as rotinas da empresa, representando apenas mais um custo para o negócio. Isso até é verdade, desde que a empresa siga efetivamente um protocolo de uma boa gestão empresarial, tendo todas as entradas e saídas de recursos com base em documentação hábil do ponto de vista tributário e com transparência nas informações.

Acontece que, em negócios familiares ou de médio e pequeno porte é comum (como é de conhecimento geral) encontrarmos nas empresas praticas desassociadas do ideal. Alguns exemplos:

Existência de mais de uma empresa no grupo, contudo tratando o caixa/banco como se fosse apenas uma empresa, assim recebendo e pagando despesas de uma empresa com recursos de outra e vice versa;

Movimentações pelo caixa da empresa desconexas com a realidade da movimentação diária e sem a existência de um boletim de caixa sustentado por documentos que suporte cada entrada e saída de recurso;

Pagamentos de contas pessoais dos sócios e acionistas pelas contas da empresa;

Pagamentos de custos e despesas sem o devido rigor em documentação de suporte, tais como: contratos de fornecimento, medições, notas fiscais, recibos, boletos, ted, etc;

Distribuições antecipadas de lucros sem sequer ter a certeza razoável da existência de lucros no negócio e em muitos casos sem a devida deliberação societária e sem o respeito à proporcionalidade, quando esta é exigida.

Frente a este novo cenário e com o objetivo de minimizar riscos de interpretações dúbias do fisco estamos reiterando nossas recomendações no sentido de que:

1. No caixa e contas bancárias da empresa transitem apenas entradas e saídas de recursos relacionados ao negócio;

2. Todas as entradas de recursos e saídas de recursos estejam suportadas por documentos e informações validas do ponto de vista contábil/tributário;

3. Todas as distribuições de lucros sejam realizadas através de cheque/doc/ted para a conta corrente dos sócios ou acionistas, com base em lucros existentes, com a devida deliberação societária para sua distribuição e respeitado a proporcionalidade, quando exigida;

4. Toda a movimentação em caixa tenha seu boletim de caixa e esteja suportada por documentos;

5. Que os documentos e informações inerentes à contabilidade e aos aspectos tributários sejam mantidos em boa ordem, em condições adequadas e de fácil acesso.

A aplicação imediata destas práticas não eliminará por completo o risco de interpretações equivocadas do fisco, mais sem sombra de dúvidas diminuirá esse risco a um nível aceitável, já a não aplicação terá efetivamente um efeito inverso potencializando o risco de fiscalizações e autuações.

Vale ressaltar que já temos há algum tempo atendido fiscalizações da Receita Federal do Brasil com base na ECD das empresas tributadas pelo Lucro Real. Para nós é um fato há muito constatado que a ECD é sim uma importante ferramenta de monitoramento e fiscalização da Receita Federal do Brasil e tem proporcionado um maior alcance nas ações fiscais.

Fonte: http://www.planej-rnc.com.br